Gestion des heures de travail au format Excel

Le contrôle des horaires de travail est un élément important pour les entreprises. Il permet en effet d’améliorer la productivité de l’entreprise et de faciliter la gestion de la journée de travail des travailleurs. Grâce à ce modèle Excel, vous pourrez améliorer la collecte de données et mieux contrôler les horaires de travail. Gérer le pointage des employés est une mesure essentielle pour instaurer des améliorations au niveau de l’entreprise.

Le modèle Excel de contrôle des horaires de travail montre la différence horaire entre l’arrivée et le départ des travailleurs. Avec ce modèle Excel vous pouvez également noter les heures supplémentaires, puisque celles-ci sont immédiatement comptabilisées dès que l’employé dépasse les 8 heures journalières.

Il convient de faire attention lorsque l’on modifie ce modèle, étant donné qu’il s’agit d’un classeur Excel déprotégé. Les formules et fonctions d’Excel peuvent en effet changer. Le modèle de contrôle des horaires de travail comprend deux feuilles : l’une contient le numéro de référence de l’employé et l’enregistrement de ses heures, tandis que la deuxième inclut la liste du personnel ou leurs références.

Un autre élément important de ce modèle est qu’il comprend aussi les temps de pause. Il est ainsi plus facile de comptabiliser la journée de travail dans sa totalité. Il est également possible de contrôler les temps de pause des travailleurs.

Une prévisualisation du modèle est disponible ci-dessous. Vous pouvez ensuite télécharger gratuitement le modèle Excel de contrôle des horaires de travail.

Comment contrôler les pointages des employés avec Excel ?

Il est possible d’améliorer le contrôle des horaires des travail avec Excel grâce aux nombreuses fonctionnalités du programme. Via les heures d’arrivée et de départ des travailleurs, on peut savoir si l’employé respecte sa journée de travail. De plus, on peut intégrer ces données à d’autres fichiers Excel de gestion des équipes.

Ce modèle permet de connaître l’heure d’arrivée, celle de départ, les temps de pause, les heures supplémentaires et bien plus. Outre le modèle de contrôle des horaires de travail, nous vous recommandons le modèle d’enregistrement de la journée de travail pour que l’employé puisse noter ses heures d’arrivée et de départ et la signe à chaque occasion. C’est ainsi que se réalise le pointage des travailleurs.

Les avantages du contrôle des horaires de travail avec Excel

Dans certains pays, par exemple en Espagne, les entreprises doivent enregistrer les journées de travail des employés. En effet, la loi oblige l’entreprise à enregistrer les heures d’arrivée et de départ afin de réaliser un compte des heures prestées.

Cependant, le contrôle des journées de travail est bénéfique même si l’entreprise n’est pas contrainte de le faire par la loi. Il permet de savoir combien d’heures chaque employé a prestées et combien d’heures sont effectuées en moyenne au sein de l’entreprise. Il rend également possible la gestion correcte des heures supplémentaires. En outre, le travailleur et l’entreprise ont constamment accès aux informations sur la journée de travail. Mais pourquoi remplir un modèle Excel de contrôle des horaires ?

• Quasi tout le monde sait comment utiliser les fonctions basiques d’Excel ;
• Toute l’information est stockée dans un seul emplacement ;
• Le modèle est intuitif ;
• On peut totalement adapter le documents selon les nécessités ;
• L’information hébergée respecte les normes établies pour une inspection de travail ;
• Le modèle s’adapte aux normes de contrôle en vigueur dans le pays ;
• Il permet un pointage simple et efficace.

Que contient ce modèle de contrôle des horaires de travail pour Excel ?

Lorsque vous téléchargez le modèle de contrôle des horaires, vous trouverez 3 feuilles : “Fiche”, “Données” et “Liste”. Vous verrez que le document Excel comporte des formules afin de réaliser les calculs de façon automatique, mais ne vous inquiétez pas ! Nous avons annoté et coloré les cellules contenant les formules afin que vous ne les modifiez pas et que tout fonctionne correctement.

Vous pourrez ajouter le nom ou la référence du travailleur et éditer les données des colonnes “Date”, “Heure d’arrivée”, “Début de la pause”, “Fin de la pause” et “Heure de départ”. Le modèle calculera automatiquement la durée de la journée de travail, ainsi que les heures supplémentaires, le total des heures prestées, le temps de pause total et le total des minutes prestées. Veillez à éditer les données concernant la durée normale d’une journée de travail afin que le calcul des heures supplémentaires se fasse correctement.

Autres outils de contrôle du pointage

Aujourd’hui, grâce à la technologie, il existe divers outils grâce auxquels on peut correctement contrôler le pointage. Nous vous présentons ci-dessous les différents systèmes de contrôle de présence qui existent sur le marché :

• Le système de cartes contrôle l’arrivée et le départ des employés via une machine.  On passe la carte à travers un lecteur pour enregistrer la journée de travail ;
• La version papier est la forme la plus rudimentaire, il s’agit de faire l’appel à l’arrivée et départ du lieu de travail. Actuellement, ce n’est pas un outil très efficace.
• Les modèles Excel Premium s’avèrent très complets. Notre modèle de contrôle des horaires et des heures prestées inclut des graphiques et rapports.
• Les programmes de contrôle des horaires de travail sont une option de pointage très facile à instaurer. En effet, ce système ne nécessite pas de machine : le pointage peut s’effectuer depuis un appareil mobile. Nous vous recommandons Sesame Time car en plus de permettre le contrôle des journées de travail, il comprend également d’autres fonctions telles que la gestion de tâches.
• Les systèmes biométriques sont les plus complexes puisqu’ils nécessitent l’installation et la maintenance d’un dispositif technologique de reconnaissance faciale ou d’empreintes digitales, en plus d’un programme de gestion des données.