Calcul des jours de congé avec Excel

Les modèles Excel de calcul des jours de congé nous permettent de savoir combien de jours de congés payés il nous reste et combien nous en avons dépensé. C’est une information essentielle lorsqu’on planifie les vacances de chaque année. En effet, il arrive de ne pas savoir le nombre de jours de congé posés et leur nombre restant. Mais grâce à ce modèle Excel à télécharger pour le calcul des congés pris, nous pourrons connaître les jours de congé utilisés pendant une période déterminée et, de là, calculer les jours de congé qu’il nous reste.

À combien de jours de congé ai-je droit ?

Pour calculer le nombre de jours de congé restants dans un fichier Excel, il convient d’abord de savoir s’il faut calculer les jours ouvrables ou les jours ouvrés. Les jours ouvrables correspondent à tous les jours de la semaine sauf le dimanche et les jours fériés non travaillés dans l’entreprise. Les jours ouvrés sont les jours effectivement travaillés dans une entreprise ; il y en a 5 par semaine. Si l’employeur décide de compter les jours de congés en jours ouvrés, il doit assurer à ses employés des congés au moins égaux à ceux qui résulteraient du calcul par jours ouvrables. En France, un employé a droit à 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. Cela équivaut à 30 jours ou 5 semaines par une année de travail complète.

Comment calculer les jours de congé avec Excel ?

Une fois que l’on sait clairement le nombre total de jours de congé dont on dispose, il convient d’introduire dans une feuille de calcul Excel les données relatives aux dates de début et de fin de ses vacances. Le modèle Excel de calcul des jours de congé inclut les fonctions Excel les plus adéquates selon le format des congés. On peut donc :

• Calculer avec Excel les jours de congé en soustrayant les dates ;
• Calculer avec Excel les jours de congé sans compter les week-ends ;
• Calculer avec Excel les jours de congé sans compter les week-ends ni les jours fériés.

Ensuite, il faut ajouter dans la section “Jours fériés” les jours fériés qui surviendront durant cette période de temps. Cela permet en effet au modèle Excel de les prendre en compte si on utilise le troisième format cité ci-dessus (qui ne comptabilise pas les jours fériés ni les week-ends pour le calcul des jours de congé). Le résultat nous donne automatiquement le nombre de jours de congé utilisés selon le format choisi. Il suffit alors de soustraire ce nombre au total annuel des jours de congé afin de savoir de combien de jours on dispose encore. Voici comment réaliser le calcul.

Exemple de calcul de jours de congé

Afin de vous montrer à quel point il est facile d’effectuer ce calcul, nous vous proposons un exemple de calcul des jours de congé dépensés par un travailleur durant une année, pour ainsi connaître le nombre de jours de congé restants.

Imaginons que nous somme en septembre 2019. Un employé a droit à 22 jours ouvrés de congé par an et a pris deux semaines de congés en août 2019 (concrètement, du 05/08/2019 au 18/08/2019). De plus, il faut prendre en compte le 15 août, qui est un jour férié national. Comme il a déjà utilisé une partie de ses jours de congé, il voudrait à présent connaître le nombre de jours de congé dépensés afin de savoir combien il lui en reste. Pour cela, il faut réaliser le calcul suivant.

Tout d’abord, on soustrait les dates données pour établir le nombre de jours de congé utilisés :

2 semaines × 7 jours = 14 jours dépensés

Comme nous comptons les jours de congés en jours ouvrés, les week-ends ne comptent pas. On multiplie donc le nombre de semaines par 5 jours ouvrés :

2 semaines × 5 jours ouvrés = 10 jours dépensés

Néanmoins, il faut prendre en compte le fait que le 15 août soit férié. Nous devons donc le retirer du nombre de jours de congé dépensés :

10 jours de congé − 1 jour férié = 9 jours de congé dépensés

Nous savons donc que l’employé a dépensé un total de 9 jours de congé. Avec cette information, on peut facilement calculer le nombre de jours de congé restants :

22 jours de congé − 9 jours dépensés = 13 jours de congé restants

Ainsi, nous savons maintenant que le travailleur de cette entreprise a encore droit à 13 jours de congé pendant cette année. Nous avons donc pu calculer le nombre de jours de congé dépensés et celui de jours restants sans utiliser de calculatrice.

Modèle Excel de calcul des jours de congé à télécharger

Maintenant que vous savez comment calculer les jours de congé vous-même, nous vous présentons notre modèle pour le faire automatiquement. Si vous ne connaissez pas bien le programme Excel, vous trouverez ci-dessous un fichier Excel à télécharger gratuitement. Grâce à celui-ci, vous pourrez calculer les jours de congé très simplement et facilement, puisque la feuille de calcul possède les éléments nécessaires pour établir le nombre de jours de congé. Vous n’avez qu’à introduire les dates des congés et Excel réalisera le compte automatiquement.

Si vous représentez une entreprise et désirez réaliser le calcul et le contrôle des jours de congé des travailleurs de façon exhaustive, nous vous recommandons le modèle Excel Premium que vous trouverez ci-dessous. Il vous permettra de gérer tous les congés de vos équipes de façon organisée et très visuelle. En outre, il vous donne la possibilité de noter les arrêts de travail de vos employés et leurs différents motifs. De cette manière, vous disposerez de toute l’information sur chaque membre de votre équipe quand vous en aurez besoin. Vous pourrez aussi planifier le travail en minimisant l’impact sur l’activité de l’entreprise.